自分と会社の予定をうまく調整することで各スケジュールに注力するパフォーマンスを最大化して質の良い仕事をするための方法を考えました。
プライベートや仕事やイベント行事などをレイヤー構造でスケジュール管理します。といっても、昔からシステム手帳のリフィルやエクセルのテンプレートを利用することで可能だったのですが、端末ごとに同じ様態を保つためにはそれぞれに変更作業が必要でした。
今では、GoogleカレンダーYahooカレンダーOutolookカレンダー等が対応しているので積極的な利用によって効率的な管理が行えるようになっています。
答えは、自分のスケジュールを構成している要素ごとに最適化を図ることで解決を図ります。
最適化とは最善のスケジュール管理方法に変更することです。その方法とは・・
まず最初に自分のスケジュールが何種類のグループで成り立っているかを考えてみます。
プライベートと仕事という大きなくくりは誰もが持っているスケジュールの構成要素です。
その構成要素の中にどのような用事や一定期間継続する行事やプロジェクトそして仕事があるのかを洗い出します。
Googleカレンダーにそれぞれの案件ごとに別々のカレンダーを作ります。
下の説明の写真のように新しいカレンダーを作成をクリックすればカレンダーの名前を入力すると作成完了です。。
入力するときには目的のカレンダーにスケジュールを作成するということにさえ気をつければ全体の予定と重ねて表示されるので他のカレンダーのスケジュールとのバッティングやダブルブッキングが避けられます。
Googleカレンダーで説明します。
自分が所属する集団別にスケジュールをつくることから始めます。必要な数のスケジュール表（カレンダー）を作ることになります。
その作り方は、先ず、Googleアカウント（Outlookはマイクロソフトアカウント、yahooはYahooアカウント）無料作成してください（持っていない人）。
ブラウザーはGoogle Chrome を使ってください。
Google Chrome の一番初めに出てくる検索画面の右上の隅にあるアイコンから自分のIDでログインしてください。
次にモザイク模様のGoogleアプリをクリックしてカレンダーを選択します。
カレンダーが表示出来たら左下のマイカレンダーにある他のカレンダーをクリックして、新しいカレンダーを作成をクリックします。
カレンダーの名前を入力して完了です。
詳細の設定は必要に応じて行います。これで新しいカレンダーが作れました。
カレンダーの構造カレンダー（予定表）は、
☑本人
☑ToDoリスト
☑リマインダー
☑誕生日
日本の休日
などのそれぞれのカレンダーがレイヤー構造（重なり合って）表示される仕組みです。
チェックボックスのチェックを外すとそのカレンダー（予定表）だけが表示されなくなります。
チェックを外さなければ全体が表示されたままの状態です。
新しい予定の入力予定の入力は、左上の＋作成をクリックして、必要項目を入力した最後に、一番下にあるカレンダー（予定表）からその予定が属するカレンダーを選択して保存したら完了です。
リマインダーの設定を先に行ってしまうと思いがけなく、予定の入力が終わってしまうのでタイトル、日時、や説明（関連する情報）入力が終わってから最後に記入するようにするとうまくいきます。
これで新しいスケジュールがGoogleカレンダーに入力できました。
そしてそれを重ね合わせてレイヤー構造にしてから、統合スケジュール、所属集団別スケジュールで管理するとうまくいきます。
GoogleカレンダーやOutlook、Yahooカレンダーもそのような仕組みになっていますね。
私はスケジュール見るときには全部のカレンダーごとにチェックが入っている状態で見ています。
考えるときには、他のカレンダーのチェックを外して、必要なスケジュールのカレンダーだけにして段取りを考えるというように利用しています。
iPhoneやスマホにGoogleカレンダーのアプリをダウンロードして使えばPCでもiPhoneやスマホでも同期された最新の状態で閲覧できるのでこれを使うとスケジュール管理が骨太になり信頼性が高まります。
ただ、何でもこの中に書き込むようにしないと情報が散在するのでかえって手のつけようがなくなりますから、これまでのスケジュール管理の習慣を忘れて、新しく取り組んでください。
スケジュール管理をGoogleやOutlookなどのカレンダーのアプリで使うようにしたら、思いついたことをその場で整理するという連続性が失われた。
紙のスケジュール帳を使っていた時は、週間カレンダーの見開きの右側に大きな白紙のページがあったので、それを使うことで、指示や会議資料に対する対応をあれこれ文字や図を書きながらすぐに整理することができました。
そうしておけば、あとは清書して書類にするだけになり、仕事の終わりがイメージできました。情報から仕事への落とし込みの連続性が途切れなかったからストレスが少なかったのです。
しかし、スケジュール管理にiPhoneやスマホのカレンダー機能やアプリを使うと、会議の予定や飲み会の予定がすぐ入力できることや、事前アラームが設定できて確かに便利になりましたが、その場で考えをまとめて方向性を見つけたり、図を書いたりすることが不便になり仕事の連続性が失われたのでその部分をなんとかしたいとずっと考えていました。
これこそが紙のスケジュール帳を使っていた時と比べて不便に感じていた失われた部分です。
人それぞれに仕事のやり方や管理に対する考え方はありますが、私の場合は頼まれた仕事に対してすぐに方向性を見つけて後々まで悩まずにその場で解決しておくやり方だったので、それがうまくできなくなってしまいました。
考えるために作業するブランクスペースの確保はシステム手帳を使うことで解決できた。
ノートでもいいじゃない？
その通りです。
機能に関して問題はありません。
また、システム手帳と違って真ん中に大きにリングがなく平たいのでとても書きやすいと思います。
わたしもノートも使うことがあります。
何よりも軽いしやすいので使い勝手がとても良いと思います。
わたしが紙のノートを使わなくなった理由は、後々見返すときに不便なことです。
ページが糸や糊で綴じられているので、ページを飛ばしてカテゴリーごとに分けて書くことで後々不便になりました。
また、一冊のノートを持ち歩くので表紙部分が擦り切れたり、色が落ちてしまって、人前で使うにはみっともないし何よりもよりも信頼を損ねかねないと気が付いたからです。
そういうわけで、今はノートをやめてシステム手帳を使っています。
真ん中のリングが邪魔で書き辛いということは昔から変わらないのですが、「自分が我慢すればよいことだ」と思えるようになってからはストレスがなくなりました。
デジタルなスケジュール管理とアナログな手元作業のハイブリッドスタイルで今は安定して機能しています。
まとめ
①スケジュール管理に不具合を感じているあなたは、スケジュールを構成する要素を洗い出して最適化を図ることで解決できる。
②最適化とはその要素にあった管理の仕方を考えること。
③Googleカレンダーとシステム手帳で不足する部分を補完し合うハイブリッド型がよい
④GoogleカレンダーでなくてもOutlookやYahooカレンダーでもOK⑤スケジュールが入った時にその場で方向性を書いたり図にしたりして整理するための作業と思考の連続性を妨げない方法を心掛けること。