テレワークはいつも使っている社内のシステムが社員のひとが自宅からも使えるようにすることが第一です。
新しいテレワークシステムを慌てて導入しても失敗します。
メールしかないのなら、それでスタートすればよいし、足りない部分は知恵を絞って対応するのがよいです。
無理は禁物です。
この記事はタイトルの通りの内容ですが、少しかみ砕いて記事にしています。
内容は、読んでみると「まあ、そりゃそうだ！」ということになるのですが、キチンと社内のネットワークを仕上げておくことの大切さを書いています。
経営者のシステムに対する理解の未熟さと、システム担当部門の粘りの足りなさが、テレワークを使って仕事をするときの効率に影響します。
コロナの感染防止のために急遽行わなければならなくなったテレワークの業務効率は、普段会社使っているネットワークやサーバー内のファイルの整理などの改善の取り組みと完成度がテレワークを始めてみると結果の明暗を分けます。
企業競争力は社内のシステム化の状況によっても大きく差がつくのだということを今実感されている経営者の方も多いのではないでしょうか。
こんな皮肉な言い方をしたのには理由があります。
経営者にとってシステム投資はいつもあまりにも高額なので、実は密かに心を痛めています。
システム担当部門は、そんな気持ちを知りつつ会議の場でOKを出させる、または出せなくても方向性への理解につながる提案になっているのかというと、大体がそうなっていないことが多いのではないでしょうか。
情報感度が鈍いのです。
システム担当の部門長は、システム投資を行うことによる自社の未来と具体的な売り上げや効率化で生み出される利益への貢献を示すことができてないのではないでしょうか。
まあ、このことは、これくらいにしてテーマのテレワークの効率化について手短に書きたいと思います。
５分ほどで読める内容の記事です。
仕事のやり方や連携は普段どのようにしているのか？
その前に勤怠管理はどのようになっているのでしょう？
労働時間の管理について厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（平成29年１月20日策定）」の中で、このように明示しています。
☆勤怠管理について
ごちゃごちゃした文書の写しを出しましたが、普段から勤怠管理システムで管理している会社なら、テレワークに変更しても勤怠管理システムにアクセスして出退勤にチェックを入れるだけですみます。
また、誰が在席しているのかの情報が部門に帰属するメンバーごとに、着席、離席が表示されるシステムも多いので、常時カメラで画面にエントリーしている必要はなくなります。
勤怠管理システムが、テレワークする上でのインフラとして大きな役割を担うことになっていて、テレワークを支えます。
勤怠システムがなくてもテレワークのやり方があります。
部門帰属メンバーの全映像で部門長は出勤のエントリーの有無の確認を行い、出勤簿に記録する。
それだけでも良いはずなのですが、それに加えて全員の映っている画面をプリントスクリーンするなどしてエクセルに貼り付けて日々管理することが考えられます。
朝の朝礼ということで全員が揃っているときがタイミングとして良いでしょう。
退勤時も終礼として実施することで、勤務時間管理ができます。
この方法については他にもやり方が考えられるので、顧問の社労士の先生と相談して会社の具体的な手段として決定しておく必要があります。その場合には社内手続きを忘れずに！！。
テレワークする場合には会社のシステム化の状況に応じた対応のやり方があります。
業務に必要なすべてがPCの中で完了する環境がなくても、部分的にでも対応できていればよく、自分に与えられた仕事ができるのであればそれでかまわないはずです。
メインはそこです。
無い物ねだりするのではなく、できることを実行する！。
それで良いはずです。
部門のファイルサーバーの整理や認証とアクセス権付与について
スタッフには職務分掌に応じた仕事がありますが、ルーチンの業務に加えて、メールなどで頼まれる一時的な仕事が発生することがあります。
普段は自分のファイルサーバーとか部門共有のファイルサーバーに文書や資料を置いている場合には、依頼された仕事をこなすときには部門や職階を超えて、つまりアクセス制限されているファイル内のデータを使わなければいけない事があります。
こういったアクセス権付与のマネジメントが業務スピードの足を引っ張ります。
アクセス権の付与申請を提出して、承認されるまでの時間が１日必要だと１日遅れます。
テレワークを行っている場合には、決済、承認に関わる手順と時間を改めて確認しておく必要があると思います。
まとめ
１．テレワークは勤怠管理が整うとテレワークで行う仕事の自在性が高まる。
２．また、顧問社労士の先生と相談して会社としての意思決定としておく必要がある。（ガバナンスとして）
３．ファイルサーバーへのアクセス権付与の範囲を広げられるかを見直して環境変化に伴う業務効率に対する是非を考えてみること。
４．テレワークはできる範囲で行えばよい。そのための工夫は必要で自社ができるテレワーク対応を示しすとともに、経営陣への報告を行うことで未来が開けます。
これは、システム投資予算の使い方に影響するので、繰り返しになりますが、システム部門はその構想を具体的に経営会議に示しておくことで会社のテレワークでの業務効率を高められます。
