議事録が上手な人がやっている作り方とヒント
会社や団体によって、経営会議や業会議など実務を議論する会議やミーティングの議事録にはそれぞれスタイルがありますが、時々記録として必要なことが書かれていない議事録を見ることがあります。
あなたが会議の議事録を任された時にはぜったいに、そうならないためのノーハウをお話をします。
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＝＝＝急ぐ人はindexを読むだけでもOKです。＝＝＝
１．議事録は会議の役割と位置づけによってスタイルを調整する。
（１）過去の議事録を読み込んで記述内容と求められるレベルを知ること。
（２）議事録担当者になったら、先ずこれまでの議事録のレベルを維持することを当面の目標とする。そして早くレベルアップを図る。
（３）どのような基準で過去の議事録を閲覧しか書き出して確認する。
２．飛び交う意見や議論に対する仕分けの軸を持つことで議事録作成がやりやすくなる。その軸とは？
（１）会議での議論を観察すると、語られる内容と項目が一定の範囲に収まることに気が付きます
（２）問題解決の必要性、問題点、問題解決の方向性、具体策、評価方法。が意見をキャッチアップして分類する項目です。
（３）この5つの属性を記憶して声に出せるようにしておくことで、発言の仕分けに必要な軸ができます。
３．発言内容の属性をすぐに判断できるように基準を結びつけるトレーニングが必要です。
（１）情報処理（仕分け）のトレーニングの方法
（２）覚えた軸の議事録以外への応用 それはフレームワークです
まとめ
発言の記録に使っている書式 このマトリックスを頭に置きながらノートPCで会議での発言状況を整理しています。
私は、トラックポイントがありキーボードから手を放さずにポインター操作ができるので、レノボのノートPCを使っています。
１．議事録は会議の役割と位置づけによってスタイルを調整する。(・.・;)
（１）過去の議事録を読み込んで記述内容と求められるレベルを知る。
メモ書き程度でよい場合も多くあります。
取締役会議の議事録と経営会議や営業会議の議事録では役目が異なります。
会社法に定められている内容に沿った記録があればよいのですが、いずれの会社でも議事録書式を作って記録保管されています。
それ以外の会議は自由ですが、議題に基づく発言が常識的にいつどこで何を誰がどこでどのようにといった内容で記録しますが、それではうまくまとまりませんから、録音して発言の全部を記録してある実況中継のような議事録に出会うことがありますが、これは落第です。
要約されて発言が再現されていなければなりません。
（２）議事録担当者になったら、先ずこれまでの議事録のレベルを維持することを当面の目標とする。そして早くレベルアップを図る。
会議が新しく発足したら議事録担当者を議長が指名することがよくあります。
チャンスです！。
その理由は、自分が作成したものが多くの人の目に触れるからです。
日頃、あまり評価される機会が少ない立場の人でも、その能力を議事録を通して社内の多くの人の目に触れてもらう機会が与えられたことになります。
新しい発足する会議でなくても、日常の会議で議事録担当者が欠席した場合、議長は臨時の議事録担当者が指名するはずなので、積極的に手を上げてチャンスをつかむのが良いと思います。そして会社はそういう社員を好みます。（アホやエーカッコシーでない限り）
そのためにはこれまでの議事録を読み込んでよく知っておく必要があります。
①議題②決定事項③議事内容 ５W1Hのフレームを頭に置きながら見ていくと理解が進みます。
プライベートな会議ではメモ書き程度でよい場合もあります。ただそれでも後から見て内容が理解できる程度の情報が網羅されていることは必要だと私は考えています。
この程度か！と思うのと難しいなと思うものでも、会議の場にあって飛び交う考えや意見を整理してまとめられるようにしておくことでしっかりした議事録をつくることができます。
（３）自分の基準で過去の議事録を読み返してみる。そしてその評価基準ごとに再評価してみる。
このような評価を繰り返して自分でトレーニングします。
これでこれまでの議事録を書けるようになります。
いつでも同じ視点で考えられるように、あなたが過去の議事録を閲覧した評価基準項目を5つでよいので声に出して上げてみてください。
出来たら優秀です。
できない人はできない理由に気が付きましたか？。
答えは、基準を考えていないから、暗記していないから、評価基準をツールとして使う習慣を持たないからです。
次の章でツールについて説明しますので続けて読んでください。
２．飛び交う意見や議論に対する仕分けの軸を持つことで議事録作成がやりやすくなる。その軸とは？
どのような範囲に収まるのでしょうか？
ひとつの議題に対して参加者がそれぞれの立場から意見を述べますから、議題に関してどのように対処しようかという相談になります。
例えばそれが売上の目標値の上乗せであったとしたら、参加者にとっては大問題です。
その問題の解決を図るための議論となります。
そうすると、そもそもその問題に対する解決の必要性があるのかどうかとか、何が問題なのかとか、こういうやり方ならうまくいくのではないか？などの意見が出てきます。
そして、その意見に賛成する発言と、それに反対する発言がうまれます。
それを先に知っておくことで会議の発言に対して分類と整理が瞬時にできるようになります。
（２）問題解決の必要性、問題点、問題解決の方向性、具体策、評価方法。が意見をキャッチアップして分類する項目です。
この表の使い方 ①手書きと②PC入力
①印刷して手元において発言を筆記していきます。発言者の名前も記録します。
会議終了後に入力して整えると同時に議事録化します。
②PC画面に表示させて、発言ごとに左側の属性を選んで内容を入力します。
発言者の名前を忘れずに入力します。議事録書式に発言部分と決定事項を入力して議事録を完成させます。
上の表がダウンロードできますのでご利用ください。
これができるともうあと少しでスキルの完成です。
（３）この5つの属性を記憶して声に出せるようにしておくことで、発言の仕分けに必要な軸ができます。
売上げ予算の上乗せについての会議での発言（例）
発言
・目標をひとり５％ずつ上乗せすればよい 問題解決の方向性
・年末は季節的に売上が上がるので商談を早めに進めて無理せず乗り切れるようにしましょう 問題解決の方向性
・会社を上場させるためには何が何でも頑張らないといけない 問題解決の必要性
・成果を人事評価制度の評価ポイントに組み入れましょう 評価方法
・なぜ急にそんなことを言い始めるのですか アジェンダー未読出席者×
・営業マンの数が足りない 問題点
・他部門から営業マンの応援をもらえないかな 問題解決の方向性
・私の部門から2名の応援を出しましょう 具体策
このように属性別の発言をすぐに仕分けてまとめることで議事録作成の流れが後で頭を痛めることなくその場で出来てしまいます。
先に示した、属性別の空白の表を記録用に作っておいて、そこに発言を入力して完成させます。
結論として決定事項を忘れずに記録します。
３．発言内容の属性をすぐに判断できるように結びつけるにはトレーニングが必要です。
（１）情報処理（仕分け）のトレーニングの方法
難しいことではありません。
社内で誰かと普段会話するときに相手が言っていることを先の属性別に頭の中で仕分けるだけです。
仕事の会話には指示命令、それに対する対応などがありますが、指示命令の中にも属性があります。
1週間もすると自然に身についているはずです。
ぜひ試してください。
このように発言整理して入れる引き出しをもっていると、発言の聞き逃しということもほとんど起こらなくなります。
つまり、人の言うことをしっかりと聞くことができるようになります。
応用ですが、
人に指示したり説明する場合にはこの属性順に説明すると相手の理解が得やすくなります。
パワーポイントの資料もこの属性順に構成すると骨格ができるので説得力が生まれます。
（２）覚えた軸の議事録以外への応用、それはフレームワークです。
カオス状態の考え方のまとめ方にKJ法がありますが、このまとめ方はその逆の方法で行うフレームワークです。絶対に覚えておく必要がある属性（項目）は、
①問題解決の必要性
②問題点
③問題解決の必要性
④具体策
⑤評価方法
たったこれだけです。
会社の中で説明するときや、情報を処理するときの万能フレームワークです。
議事録は会議の終了時間にもよりますが、就業時間1時間前には参加者に配信して意見を求め、必要箇所を修正して完了となります。
ここまでできれば当然評価も上がるはずです。
頑張ってください。
応援しています。
まとめ
１．議事録は会議の役割と位置づけによってスタイルを調整する。
（１）過去の議事録を読み込んで記述内容と求められるレベルを知ること。
（２）議事録担当者になったら、先ずこれまでの議事録のレベルを維持する
ことを当面の目標とする。そして早くレベルアップを図る。
（３）どのような基準で過去の議事録を閲覧しか書き出して確認する。
２．飛び交う意見や議論に対する仕分けの軸を持つことで議事録作成がやりやす
くなる。その軸とは？
（１）会議での議論を観察すると、語られる内容と項目が一定の範囲に収ま
ることに気が付きます。
（２）問題解決の必要性、問題点、問題解決の方向性、具体策、評価方法が
意見をキャッチアップして分類する項目です。
（３）この5つの属性を記憶して声に出せるようにしておくことで、発言の
仕分けに必要な軸ができます。
３．発言内容の属性をすぐに判断できるように基準を結びつけるトレーニングが
必要です。
（１）情報処理（仕分け）のトレーニングの方法
（２）覚えた軸の議事録以外への応用
フレームワークとして使えばその属性を利用して正確な整理ができます。
発言が羅列された議事録ではなく、情報処理された議事録が作れます。鍵で議論して、そしてどうなったのか、結論は何か、がわかる議事録が作れます。