スケジュール管理に何を使うかは、スケジュールで動いている社会人にとっては潜在的に抱えている悩みです。
スケジュール帳を紙の手帳からiPhoneやスマホに替えてもやっぱり何かしっくりきません。
自分の役目やポジションが変化しているのに気が付かないで対応できていないことも原因のひとつです。
この記事を読むと
自分のスケジュール管理がなぜしっくりこないのか、その原因にアプローチ出来ます。
自分の予定と仕事の予定とが一覧できないのでイメージが湧かない管理方法から脱却できます。
会社の予定は自分の予定が一括管理できるようにすると良いことがわかります。
会議や人に会うことの予定だけしか書いてないことに気づきます。
各項目の改善に対する方向性がわかります。
私はこれまで、会社から貰った手帳、会社のスケジュール管理ネットワーク、システム手帳、マイクロソフトアウトルック、iPhoneのカレンダーとアプリのスケジュール帳を使って来ました。
そして今はiPhoneと連動したマイクロソフトアウトルックとシステム手帳の二つでほぼ完結できています。
結論：デジタルとアナログのハイブリッドスケジュール管理に落ち着いています。
管理ツールの選択の前に「スケジュールとは何か？」その成り立ちを考えてみた
予定にはふたつの大きな時間の流れがあります。
ひとつは、自分のスケジュール
ふたつめは、仕事のスケジュールそれぞれの中に短い期間の予定が重なり合いながら連続する。
というのがスケジュールの構造です。
そしてスポットで会議、訪問、来客対応、飲み会、慶弔の行事などの予定が入ります。
日常はその管理さえできれば取りあえずは集団の中で何とかやっていけます。
ただそれだけの一点張りでは、しばらく経ってくると、「やらなければならないことをやっていない」ということを指摘されたり、クレームを言われたりして、自分のやり方が間違っているのではないかということに気が付くという奇妙な現象が起きてきます。
それは、会議や、プロジェクトに参加する日程はスケジュールに入れてあるのですが、その会議などのために自らが準備するための時間をスケジュールに入れていないのが原因で、自分が果たすべき役割を果たせいていないまま会議などに参加してしまっていることに起因するものです。
今まで自分は、スケジュール帳に何を記入してきたのか。これからは何を新しく書き加えたいと考えているのかを知る。
それがわかれば、メモやスケジュール帳、スマホのスケジュール帳の合理的な使い方がわかるので問題が解決します。
その目的のために、自分がやりたいことを洗い出して整理して考えてみます。
新しくやりたいことが自分のスケジュールなのか？
仕事のスケジュールなのか？
を仕分けます。
そして、単発のスケジュールなのか、
例えば、自分が新しく始めようとしている資格試験受験のための継続的なスケジュールなのか。
などになります。
そして新しい仕事や自分の個人的な予定を達成するために必要な時間をスケジュールに入れます。
予定が詰まりすぎていませんか。
人間は機械ではないので休む時間も必要です。
休憩する時間もスケジューリングされていますか。
社内のポジションが上がって自分に求められている仕事やマネジメントが変化していることに気が付いていますか？
スマホのスケジュール帳とシステム手帳のスケジュール帳のそれぞれを保管し合うことで乗り切れた。
システム手帳というのがみそです。予定表は週次スケジュール管理するリフィルです。左側がカレンダーで右側のページがノートになっている能率協会式のアレです。
スマホのスケジュールで予定直前にアラーム 誕生日が近づくと画面に表示 など期日に対応する手立てを設定することができます。
昼休みに休憩しすぎて時間オーバーしてしまわないように設定するのにも役立つ機能です。
そもそもそれは腕時計と人間の記憶の関係でもこれまで時代を越えて行われてきたマネジメントです。
しかし、やるかやらないかは自分の問題になるので、結局は人間性に帰結します。
あなたが怠け者かそうでないかということがスケジュールをその通り実行する上で重要になります。
スケジュール管理の悩みは世代を超えた悩みです。悩みの正体とは？
スケジュール管理は、それを考えて実行した人だけが答えを見つけている。
悩みの正体は、学校でスケジュール管理を誰もが習ってこなかったことですね。
これでよい！とは誰も行ってくれないし、自分の職責のステージに合わせてスケジュール管理が変わることが原因だと気付かなければ、ずっと気が付かないままです。
だから誰もうまく教えられない。
恐ろしいことです。
いろんな人があれこれ言うと、下の者はこれをこなすためにはスケジュール管理が必ず必要になります。
自分が、今取り組んでいることとの仕事量の折り合いをつけなければ、うまくいくはずがありません。
相手の要求が自分のスケジュールに組み入れられるためには、受け手である自分がそれをスケジュール化しておく必要があります。
それをやらないで放置すると、指示されたこと自分の予定に入れていないのですから、いつまで経っても出来てこないので、約束を守らない奴になってしまいます。
自分のステージが上がったのだから最高のパフォーマンスで仕事したいですね。
そのためには今日まで使ってきたスケジュール管理の方法を捨てることも成功への近道です。
会社のスケジュール表との連動をどうするればよいのかがコツですね。
別のページでこのことについて記事を書きます。
まとめ
①スケジュール管理に使うツールはその時々に応じて異なります。
②スケジュール管理はスマホのカレンダー機能やスケジュールアプリとシステム手帳で安定した。
③会社のネットワークの中にあるスケジュール管理機能と自分乎スマホやシステム手帳のカレンダーと整合性に悩みが残る。
④自分が仕事する時間の確保をどうやってするのかが課題。
⑤スケジュール管理についてのマネジメントの授業は学生時代になかったから習っていない。
⑥スケジュール管理についてもう少し突っ込んだ記事を書きます。